Efter kritiken, och en överklagan till förvaltningsrätten, mot sommarens upphandling av korttidsinhyrning av tjänster väljer teknikförvaltningen att avbryta den. I samband med detta rådfrågas den externa advokatfirman Foyen, regionens upphandlingskonsult. Advokaterna drar upp riktlinjer för hur situationen ska lösas, nu när regionen återigen står utan avtal. Så många jobb som möjligt ska göras internt inom förvaltningen, och där det inte går ska entreprenaden upphandlas genom annonsering, helst till samtliga anbudsgivare – åtminstone om arbetet beräknas landa på över 150 000 kronor. Allt för att följa lagen om offentlig upphandling (LOU).
Vidare skriver advokaterna att ”Genom att följa handlingsmodellen kan regionen hävda att man gjort så gott man kunde för att bevara konkurrensen och begränsa leverantörernas (anbudgivarnas, reds anm.) skada under den period som regionen saknar avtal (...)”. Foyen tillägger att regionen trots detta kan bli skyldig att betala en upphandlingsskadeavgift om Konkurrensverket tar upp ärendet.
Riktlinjerna går ut till verksamheterna inom teknikförvaltningen, men man tittar även efter en annan lösning, ett avtal som jobben kan beställas enligt – eller i alla fall redovisas inom.
Man tar det befintliga ramavtalet för småentreprenader från 2014, ett tvåårigt och förlängningsbart avtal, och beställer jobb utan att annonsera först. Gränsen för vad som är tillåten direktupphandling går nu istället vid cirka 660 000 kronor (inklusive moms).
Men frågan är om jobben ens kan räknas in som småentreprenader.
Det här ramavtalet är utformat för mindre jobb, men här hamnar till exempel återställningen av Snäcks camping, som gjordes under våren och sommaren. Ett projekt som från start beräknades kosta 2,4 miljoner kronor. Alltså klart över 660 000 kronor. Enligt bekräftade uppgifter från regionen, har även de flesta beställningarna gjorts muntligen, utan någon dokumentation huruvida fler entreprenörer än en tillfrågades. När GT begär ut de underlag som finns, visar en sammanställning att den största delen inom området markentreprenader har gått till Gotlands Åkericentral (ÅC), som fakturerat regionen på nästan 900 000 kronor för jobb på Snäcks camping.
På onsdag förfaller en räkning från ÅC på drygt 1,3 miljoner kronor. Det gäller grusning av vägar runt om på Gotland under två veckor i oktober. Enligt regionen har man granskat den här fakturan under helgen. Även här är de stora utgiftsposterna lastbilstransporter, där ÅC debiterat regionen per timme, istället för kronor per mil och ton. Väljer regionen att bestrida den debiteringen kan den fakturan visa sig vara på ett betydligt mindre belopp än 1,3 miljoner kronor.
Om Konkurrensverket skulle väcka talan och titta närmare på hanteringen av det här ramavtalet, kan det ligga regionen i fatet att man beställt två stora jobb som Snäcks återställning och grusningen, tydliga exempel på jobb som man redan från början visste inte skulle stanna på 660 000 kronor. Konkurrensverket kan besluta om en upphandlingsskadeavgift på upp till tio procent av varje beställnings värde. För tillfället ligger regionen lågt med de externa beställningarna. Projekt som till exempel byte av avloppsrör i Roma kan inte genomföras. Enligt förvaltningschef Patric Ramberg kan det bli så att man lämnar ramavtalet och istället väljer att upphandla varje jobb enligt LOU. Det var samma råd som den anlitade advokatfirman Foyen gav från början.