I mer än 250 år har offentlighetsprincipen åtnjutit grundlagsskydd i tryckfrihetsförordningen. Allteftersom har den blivit något av en nationell galjonsfigur, ett bevis på Sveriges demokratiska transparens. Men systemet lever i dagsläget på gamla meriter.
Trots att det nu är ett bra tag sedan internet gjorde entré på den offentliga arenan, är det fortfarande inte rutin för myndigheterna att hantera handlingar elektroniskt.
Tidningen Publikt gjorde nyligen en intressant undersökning i ämnet. De utgav sig för att vara ”Sussy Eriksson” och begärde ut den e-post myndighetspersonalen skickat den senaste veckan. Varken Arbetsmiljöverket eller Sametinget svarade över huvud taget. För Arbetsförmedlingen tog det hela två veckor att återkomma.
Flera myndigheter ville ha betalt för att maila handlingarna. Andra vägrade att skicka dem via e-post, trots att mailen per definition redan fanns digitalt. Istället skrevs de ut och skickades med vanlig post.
Således verkar man på många myndigheter leva i en fördigital bubbla, med det analoga systemet i fokus. Begär en medborgaren ut en handling gör man gamla hederliga kopior av originalet. Första nio sidorna är gratis, den tionde kostar 50 kronor. Därefter kostar varje ark runt två kronor styck, en schablonavgift för kopieringskostnaden. Antagligen sitter det i väggarna.
Det är befogat att myndigheter har möjlighet att ta ut en avgift när handlingar ska lämnas ut. I vissa fall kräver det såväl stora arbetsinsatser som materialkostnader. En avgift stoppar dessutom rättshaverister från att ohämmat begära ut gränslösa mängder material.
Att rutiner för digitalt material saknas är dock ett problem. Främst beror situationen på att myndigheter inte har någon skyldighet att tillhandahålla annat än analoga handlingar.
Vidare kan de myndigheter som trots allt väljer att erbjuda medborgarna digitala handlingar, godtyckligt bestämma hur mycket kalaset ska kosta. I Avgiftsförordningen finns nämligen ingen gräns för hur stor avgiften för myndighetsmail får vara. Kostnaden för utskick av filer bestäms således godtyckligt av respektive myndighet.
En digitalisering av myndigheternas handlingar vore att rekommendera. Dels ur miljösynpunkt, för att minska pappersanvändandet, dels för att öka effektiviteten i myndigheternas arbete. Att skicka digitala filer och pdf:er är betydligt mer smidigt än att skicka snigelpost. Färre utskrifter och mindre tid borde dessutom innebära en lägre kostnad för hanteringen av digitala filer.
Lagen släpar efter på detta område, och det rejält. Med all den komfort internet erbjuder borde det inte år 2013 vara i undantagsfall som offentliga handlingar skickas digitalt. Det borde inte kosta mer för myndighetspersonalen att skicka iväg ett mail bara för att en offentlig handling är bifogad. Tiden det tar betalar svenskarna ändå med sina skattepengar.